Eliminar el papel es una fase vital en la transformación digital. Las empresas se benefician al reducir la dependencia del papel y utilizar medios digitales para compartir información, tomar notas, crear facturas y mucho más. Una tecnología clave que ayuda a todos con la digitalización de documentos es el OCR o reconocimiento óptico de caracteres.
La tecnología OCR permite convertir contenidos de imágenes a texto, haciendo que el proceso de digitalización sea más fácil y rápido. La combinación de OCR e inteligencia artificial ahora está automatizando el trabajo sin papel y el proceso de digitalización.
¿Qué es la tecnología OCR y cómo funciona?
El reconocimiento óptico de caracteres convierte la imagen del texto en un formato de texto legible y editable. Mediante un lector OCR podremos escanear un documento, que puede ser un recibo, factura, informe, etc., en formato de imagen. Existen limitaciones con la tecnología OCR, como que no puede convertir el texto a un formato editable. El contenido de la imagen se convertirá en datos de texto sin formato.
El proceso de conversión de OCR comienza con la adquisición de imágenes, donde el escáner obtiene una imagen y la convierte en datos binarios. El escáner clasificará las áreas claras como fondo de la imagen y las áreas oscuras como texto.
Luego limpiará la imagen y eliminará cualquier error para mejorar la lectura. Las técnicas de limpieza utilizadas incluyen:
- Deslinde
- quitar manchas
- Retiro de cajas
- Reconocimiento de guiones
Luego, con uno de los dos algoritmos aplicables, La coincidencia de patronesy Feature Matching, la imagen obtendrá su penúltima forma y contenido. La coincidencia de patrones incluye hacer coincidir cada carácter (llamado glifo) con los glifos de la tienda para regenerar la imagen en su versión digital.
Papel del OCR en la digitalización de documentos
Han seguido surgiendo nuevas tecnologías y sistemas a medida que avanzamos en la transformación digital. Se necesitan varias tecnologías para pasar de una época en la que todo estaba impreso en papel a una era en la que las operaciones sin papel se volverán normales.
OCR es una de las tecnologías que puede eliminar el tedioso proceso de entrada y digitalización manual de datos. Aquí está cómo ayudan los OCR acelerar el proceso de digitalización de documentos:
- Un corrector ortográfico incorporado marcará todos los errores y dudas en la imagen antes de convertirla a un formato legible. Diferentes programas tienen diferentes sistemas y bases de datos de revisión ortográfica; elija el que pueda facilitar la corrección rápida de errores.
- El programa OCR que escanea el documento en papel ejecutará un análisis exhaustivo.
- También puede revisar la ortografía de cada oración utilizando las funcionalidades de MS Word. Simultáneamente agregará términos científicos nuevos y complejos a su diccionario para mayor relevancia.
Continuando, un programa OCR tiene un sistema incorporado para optimizar la información y los datos multimedia. Puede mejorar la calidad optimizando los medios con mayor claridad y visibilidad.
Generalmente, en un programa de OCR, las imágenes de líneas en blanco y negro están en modo artístico y se guardan en formato GIF y PNG. Sin embargo, las fotografías en blanco y negro se guardan en formato GIF o JPEG y las fotografías en color se guardan en formato JPEG. Las empresas necesitan configurar la infraestructura de OCR para aprovechar los beneficios de esta tecnología.
Beneficios del OCR para la digitalización de documentos
El proceso OCR permite a las empresas digitalizar toda la documentación relacionada con sus operaciones y servicios. Con los documentos digitalizados, las empresas pueden beneficiarse de mayor seguridad, accesibilidad y precisión.
Ahorra espacio
1 MB de unidad puede almacenar 500 páginas de texto impreso. Donde las empresas tienen montones de papel, imagine el espacio que pueden ahorrar digitalizando con OCR.
Seguridad Superior
Cualquiera puede acceder a los documentos en papel, pero los documentos digitalizados se pueden proteger con una contraseña. Además, podemos consultar los archivos de registro para saber quién accedió a un documento en particular.
Facilidad de acceso
Cualquier persona desde cualquier parte del mundo puede acceder a los documentos digitalizados. Quienes tengan acceso también pueden buscar los documentos requeridos, ya que los documentos digitalizados se almacenan en un servidor central.
Ahorro de costes
El costo de almacenar, manejar y preservar documentos físicos es mayor que el de digitalizarlos. Las versiones digitalizadas de los documentos no se desvanecen ni se pudren. Sin embargo, los documentos digitales pueden ser pirateados o son propensos al robo cibernético, pero para eso contamos con medidas de seguridad adecuadas.
Fusión de OCR, Deep Learning e IA en la digitalización de documentos
Cuando se integre con sistemas de aprendizaje profundo, el proceso de OCR ganará mayor impulso. Los mecanismos de aprendizaje profundo pueden ayudar a extraer datos estructurados y no estructurados de imágenes con mayor eficiencia y precisión.
Además, puede automatizar el proceso de digitalización, reduciendo el potencial de error que surge cuando los humanos digitalizan cada documento. Existen herramientas y servicios de aprendizaje automático que podemos utilizar para automatizar la extracción de texto a altas velocidades y de múltiples diseños.
Dentro de estos programas de OCR se encuentran ahora herramientas de reconocimiento de imágenes, que aceleran el proceso de identificación y anotación de las imágenes.
Todo este trabajo se completa a través de una única solución, integrada en la solución OCR o como una función incorporada.
Conclusión
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) está dando nuevos pasos en la industria, facilitando una fácil transición de la documentación física a la digital. Con una amplia variedad de herramientas disponibles, elija las que tengan todas las características y funciones que necesita para una fácil digitalización de documentos.
Con OCR de Shaip, habilitado con servicios de Machine Learning, recibirá datos de alta calidad de herramientas y servicios inteligentes. Convertimos datos de texto a un formato legible por máquina y extraemos toda la información que necesita para un proceso de transformación digital fluido.
